Avis d'échéance de loyer (appel de loyer) : définition, mentions et modèle

Un avis d'échéance de loyer, aussi appelé appel de loyer, est le document que le bailleur adresse à son locataire avant la date de paiement pour lui indiquer ce qu'il doit régler : le loyer hors charges, les provisions pour charges, le total et la date d'échéance. Les deux expressions désignent exactement le même document, seul le vocabulaire change. Il ne se confond pas avec la quittance de loyer, qui est remise après le paiement et sert à en apporter la preuve.

Avis d'échéance ou appel de loyer : deux noms, un seul document

« Avis d'échéance » est le terme des administrateurs de biens, et c'est aussi celui du législateur : l'expression figure à l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, dans la phrase qui interdit d'en facturer la gestion au locataire. « Appel de loyer » est la formulation courante chez les bailleurs particuliers et dans les outils de gestion locative ; on rencontre aussi « avis de paiement ». Aucun de ces mots ne reçoit de définition légale : la loi du 6 juillet 1989 organise la quittance, pas l'avis d'échéance. D'où une forme largement libre, et des pratiques très variables d'un bailleur à l'autre. Les deux termes sont ici employés indifféremment.

Ce que l'avis d'échéance doit contenir

Aucune liste de mentions n'est imposée de façon générale : le document n'étant pas obligatoire, sa composition est libre. Une exception existe, et elle est précise — lorsque le locataire n'a pas justifié d'une assurance contre les risques locatifs et que le bailleur, après une mise en demeure annonçant son intention et restée sans effet pendant un mois, souscrit une assurance pour compte du locataire, l'article 7 g) de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que le montant total de la prime annuelle, récupérable par douzième à chaque paiement du loyer, « est inscrit sur l'avis d'échéance et porté sur la quittance remise au locataire ». En dehors de ce cas, un avis d'échéance utile — celui que le locataire peut payer sans vous rappeler — comporte les éléments suivants.

• L'émetteur : le bailleur, ou le mandataire qui gère le bien pour son compte.
• Le locataire destinataire, et chaque colocataire lorsque le bail est signé à plusieurs.
• La désignation du logement : adresse complète, étage ou numéro de lot.
• La période concernée, sans ambiguïté : « loyer du mois de mars ».
• Le montant dû, ventilé entre loyer hors charges et provisions pour charges, puis le total.
• La date d'échéance, telle qu'elle figure au bail.
• Les modalités de règlement : virement et coordonnées bancaires, prélèvement, chèque.
• Le cas échéant, le solde antérieur — impayé ou trop-perçu — reporté sur la période.

La ventilation entre loyer et charges n'est pas un détail de présentation. L'article 21 impose déjà ce découpage sur la quittance ; le reprendre dès l'avis d'échéance évite les écarts entre les deux documents et prépare la régularisation annuelle des provisions, prévue à l'article 23 de la même loi. Sa présentation est détaillée dans notre guide sur la quittance de loyer avec charges. Et quand la période n'est pas un mois plein — entrée dans les lieux ou départ en cours de mois — la somme appelée se calcule au prorata des jours d'occupation : voir le calcul du loyer au prorata pour un mois incomplet.

La différence avec la quittance de loyer

Tout se joue sur la chronologie. L'avis d'échéance précède le paiement : il annonce une somme à venir. La quittance le suit : elle atteste que le loyer et les charges de la période ont bien été réglés. Trois conséquences pratiques en découlent.

• Valeur juridique. La quittance est une preuve de paiement, qui peut notamment servir de justificatif de domicile. L'avis d'échéance ne prouve rien : il informe.
• Caractère obligatoire. L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur ou son mandataire à transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Rien d'équivalent pour l'avis d'échéance.
• Paiement partiel. Si le locataire ne verse qu'une partie de la somme, le même article 21 prévoit qu'il reçoit un reçu, et non une quittance : celle-ci suppose que la totalité du loyer et des charges a été payée.

Un point leur est commun, souvent ignoré. L'article 21 dispose qu'« aucuns frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire » : ni l'établissement du document, ni son envoi. L'article 4 p) de la même loi va dans le même sens en réputant non écrite la clause du bail qui ferait supporter au locataire les frais de relance ou d'expédition de la quittance. Une telle clause est sans effet, même signée.

Est-il obligatoire ?

Non. Aucune disposition de la loi du 6 juillet 1989 n'impose au bailleur d'envoyer un avis d'échéance. Le loyer est exigible parce que le bail le prévoit : l'article 3 de cette loi exige que le contrat de location mentionne le montant du loyer, ses modalités de paiement et ses règles de révision éventuelle. Le locataire doit donc payer à la date convenue, avis reçu ou non. Deux réserves : le bail peut stipuler l'envoi d'un avis d'échéance, et la clause s'applique alors comme le reste du contrat ; en gestion déléguée, l'envoi mensuel est l'usage constant des professionnels, sans créer pour autant d'obligation légale.

L'avis d'échéance n'est pas davantage un acte de procédure : il ne vaut ni mise en demeure, ni commandement de payer. En cas d'impayé, la clause de résiliation de plein droit prévue au bail ne produit effet, selon l'article 24 de la loi du 6 juillet 1989, que six semaines après un commandement de payer délivré par commissaire de justice et demeuré infructueux. Ce délai de six semaines, ramené de deux mois par la loi du 27 juillet 2023, ne s'impose pas aux baux qui étaient en cours à son entrée en vigueur, le 29 juillet 2023 : par un avis du 13 juin 2024, la Cour de cassation a estimé que la réforme ne modifie pas les délais figurant dans les clauses de ces baux. Pour un bail signé avant cette date, c'est donc le délai stipulé au contrat qui s'applique — deux mois en général. Vérifiez votre bail avant de compter.

Reste qu'il est utile d'envoyer un avis d'échéance : il date la demande, rend visible une révision annuelle du loyer ou un ajustement des provisions, et évite une bonne part des retards de simple inattention.

Modèle commenté

Un avis d'échéance tient sur une page. Voici l'ordre qui fonctionne, avec ce que chaque bloc doit dire.

1. En-tête. Vos nom et adresse, ceux du locataire, la date et le lieu d'émission. Si un mandataire gère le bien, c'est lui l'émetteur, en précisant qu'il agit pour le compte du propriétaire.
2. Objet. « Avis d'échéance — loyer du mois de mars ». Une ligne avec la période : c'est ce que le locataire lit en premier, et ce qui sert à classer le document.
3. Désignation du logement. L'adresse exacte du bien loué, telle qu'elle figure au bail. Utile si un parking ou une cave sont loués à part.
4. Le décompte. Loyer hors charges, provisions pour charges, puis total. Par exemple : 750 € de loyer hors charges et 60 € de provisions, soit 810 € à régler.
5. L'échéance et le règlement. La date limite prévue au bail, le moyen de paiement et les coordonnées bancaires. Rappeler l'intitulé exact du compte évite les virements rejetés.
6. Clôture. Une formule brève et votre signature. Aucune ligne de frais de dossier ou de traitement : la facturer serait contraire à l'article 21.

Conservez une copie de chaque avis émis, dans le même dossier que les quittances : en cas de désaccord, c'est cette continuité qui fait la démonstration.

L'envoyer automatiquement chaque mois

Le rythme ne varie jamais : un avis quelques jours avant l'échéance, une quittance dès le paiement reçu. La date d'échéance étant la même chaque mois, l'opération se prête bien à un envoi programmé.

Sur le canal d'envoi, une nuance mérite d'être connue. Pour l'avis d'échéance, l'e-mail ne pose aucune difficulté : aucun texte n'impose de canal particulier. Pour la quittance, c'est différent — la loi ALUR du 24 mars 2014 a bien autorisé sa transmission dématérialisée, mais l'article 21 la subordonne à l'accord exprès du locataire, un accord qui ne se présume pas. La façon de le recueillir est détaillée dans notre guide sur l'envoi d'une quittance de loyer par mail. Le plus simple est de régler la question dès la signature du bail.

Quel que soit le canal, le coût de l'envoi reste à votre charge : l'article 21 interdit de le répercuter sur le locataire. Et pour une situation particulière qui dépasse le cadre de cette page, l'ADIL de votre département — le réseau ANIL — délivre gratuitement une information juridique neutre sur les rapports locatifs.

Questions fréquentes