Quittance de loyer avec charges : comment détailler le montant

Une quittance de loyer doit faire apparaître séparément le loyer hors charges et les provisions (ou le forfait) pour charges, leur somme constituant le montant total acquitté par le locataire. C'est l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 qui l'impose : « La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. » Un document qui n'annoncerait qu'un total, aussi juste soit-il, ne satisfait pas à cette exigence.

Pourquoi le découpage est exigé

Parce que les deux sommes n'ont pas la même nature. Le loyer rémunère la mise à disposition du logement ; les charges récupérables remboursent des dépenses réellement engagées par le bailleur : services liés au logement et à l'usage de l'immeuble, entretien courant et menues réparations des parties communes, impositions correspondant à des services dont le locataire profite, comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 les encadre et pose qu'elles ne sont exigibles que sur justification.

De là découlent deux conséquences concrètes. La ligne des charges de la quittance est ce que le locataire confrontera, une fois par an, au décompte de régularisation : sans elle, la comparaison est impossible. Le loyer et les provisions n'évoluent pas non plus selon les mêmes règles : un total unique masquerait laquelle des deux a bougé. Une quittance non conforme se corrige d'ailleurs — le locataire peut en réclamer une conforme, que l'article 21 lui rend due gratuitement.

Loyer hors charges, provisions, total : comment les présenter

Seule la distinction entre loyer et charges est imposée par la loi ; le reste relève de la pratique. Ce partage entre ce que le texte exige et ce qu'il laisse libre est détaillé dans notre guide sur le modèle de quittance et ses mentions. L'ADIL recommande d'y ajouter les coordonnées des parties, la période couverte et les modalités de paiement. En pratique :

• Le bailleur, ou le mandataire qui gère le bien pour son compte.
• Le locataire, et chaque colocataire lorsque le bail est signé à plusieurs.
• L'adresse complète du logement, telle qu'elle figure au bail.
• La période couverte, sans ambiguïté : « loyer du mois de mars 2026 ».
• Le loyer hors charges, puis les provisions pour charges — ou le forfait, quand le bail en prévoit un.
• Le total effectivement versé, et la date de réception du paiement.
• La mention que ce paiement acquitte le locataire pour la période, la date et la signature.

Deux erreurs reviennent souvent. Le total « charges comprises » sans ventilation, qui contrevient à l'article 21. Et le montant appelé porté à la place du montant reçu : la quittance atteste d'un paiement intégral du loyer et des charges ; si le locataire n'a versé qu'une partie de la somme, le même article 21 prévoit qu'il reçoit un reçu, et non une quittance.

Le même découpage a tout intérêt à figurer en amont, sur l'avis d'échéance envoyé avant le paiement, pour que les deux documents se répondent ligne à ligne. Et quand la période n'est pas un mois plein, les deux lignes se calculent au prorata des jours d'occupation : voir le calcul du loyer au prorata pour un mois incomplet.

Exemple chiffré

Un logement loué 680 € hors charges, avec 90 € de provisions mensuelles.

• La quittance d'un mois plein. Loyer hors charges : 680 €. Provisions pour charges : 90 €. Total acquitté : 770 €.
• Ce qu'il a versé sur l'année. 90 € × 12 mois, soit 1 080 € de provisions.
• Ce que le décompte annuel établit. 1 212 € de charges récupérables justifiées.
• Le solde. 1 212 € − 1 080 € = 132 € restant dus par le locataire.
• L'ajustement des provisions. 1 212 € ÷ 12 = 101 € par mois, soit un nouveau total mensuel de 680 € + 101 € = 781 €.

Le sens s'inverse aussi bien : avec 1 020 € de charges au décompte, le bailleur aurait dû restituer 1 080 € − 1 020 € = 60 €.

Le rattrapage de 132 € n'est pas du loyer. En pratique, on l'encaisse à part et on le fait apparaître sur la quittance du mois où il est réglé, au titre des charges et sous une désignation explicite du type « régularisation des charges de l'année précédente ». Une relecture ultérieure du dossier ne doit pas laisser croire à une hausse du loyer.

Provisions et régularisation annuelle

L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 est explicite : les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l'objet d'une régularisation annuelle. Le montant des provisions doit lui-même être justifié par les résultats de la précédente régularisation et, lorsque l'immeuble est en copropriété ou que le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

Trois obligations encadrent l'opération, toutes datées. Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Pendant les six mois qui suivent l'envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire. Et lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant celle de l'exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer le solde par douzième.

Le cas du forfait de charges

Dans un bail vide de résidence principale, les charges se règlent le plus souvent par provisions, avec régularisation annuelle : c'est le régime de l'article 23. Le forfait, lui, relève de trois régimes prévus par la loi du 6 juillet 1989, avec un statut différent selon le cas.

• Meublé (article 25-10) et colocation (article 8-1) : une option. Le bail choisit entre provisions et forfait.
• Bail mobilité (article 25-18) : une obligation. Le texte ne laisse pas le choix — « les charges locatives accessoires au loyer principal sont récupérées par le bailleur sous la forme d'un forfait versé simultanément au loyer ». Ni provisions, ni régularisation annuelle.

Le forfait obéit partout aux mêmes principes : versé simultanément au loyer, son montant et sa périodicité définis au contrat, sans complément ni régularisation ultérieure. Il ne se fixe nulle part librement : il part des montants réellement exigibles au titre des charges récupérables, et les trois articles lui opposent la même limite de disproportion manifeste, chacun avec son référentiel. Les articles 25-10 et 8-1 l'apprécient au regard des charges dont le locataire, ou le précédent, se serait acquitté ; l'article 25-18 la mesure « au regard du dernier décompte par nature de charges rapporté à la périodicité de versement du forfait » — le détail des charges par poste. Les articles 25-10 et 8-1 prévoient en outre que le forfait est révisable chaque année dans les mêmes conditions que le loyer principal.

Sur la quittance, le forfait figure séparément du loyer, comme une provision : l'article 21 distingue « le loyer et les charges » quel que soit le mode de récupération. Intitulez cependant la ligne « forfait de charges », pour ne pas laisser attendre un décompte qui ne viendra pas. Contrepartie : aucun justificatif annuel à produire, mais aucun rattrapage si les charges réelles dépassent le forfait.

Pour un cas particulier, l'ADIL de votre département délivre gratuitement une information juridique neutre sur les rapports locatifs.

Questions fréquentes